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如何只用6小时,完成8小时的工作内容?


“考勤提醒:已到打卡时间,别忘记打卡哦~”


抬头看看日程表,还剩5项工作未完成,明天的会议通知还没来得及发,后天要交的方案还没构思,回访电话还没打完,今天又要加班了…….


可是,为什么有的伙伴几乎不加班,OKR达成仍然是100%呢?我的时间都去哪儿了?


新年伊始,来GET一下高效工作的小技巧,为你的新一年加码~~


一 、提前规划


思考在前,行动在后


很多时候我们接到一个任务,便动手开始做,做到一半猛然惊觉,这个事情还有更好的操作方式,可以节省大把时间,这时候,或是立刻调整采用新方式,或是咬牙坚持。前者,则会出现“重复工作”,后者,则会出现“精力浪费”。


接到任务时,先不急于动手,全盘构思、拆解步骤,多想几种做事的思路,然后判断一下各个思路的难易程度和时间消耗,以及可能会遇到的问题,避免出现“精力浪费”和”重复工作”。


制定时间表


一般情况下,我们都会把当天的待办事项列出来,完成了一项打钩,却忽略了对事情完成的先后顺序进行排列,导致在“黄金时间”做了事务性的工作,在“低迷时间”却撰写重大项目方案,从而降低了工作效率。


这里可以借用一个耳熟能详的“时间管理四象限”。



列出每天各个事项的截止时间,放入四象限中,排列事件完成的先后顺序,第二象限内的事情我们最好放在“黄金时间”(上午10:00-11:00,下午15:00-17:00)完成,此时效率相对最高。同时,针对每个事项,可以增加对应的时间段并预估具体需要的完成时间,确保事项完成度。


举个栗子:



长此以往,可以加强我们对于时间的管控能力,高效利用好时间。


二、专注高效


避免多任务处理


工作中,我们经常会有多任务处理的情况,例如写一会报告,刷一下网页,查一下资料,收一下邮件,回去做一下数据,点开微信回应一下……


看似很高效,其实会耗费更长的时间,报告写到一半,再次开始时需要重新浏览此前写到的内容,邮件编辑到一半,需要重新加载网页….这些看似碎片的时间,其实都是在拉低我们的工作效率。把事项尽可能排进时间表里,一段时间专注于一件事。


被打断,怎么办


工作时,出现临时任务是”家常便饭”,很多小伙伴会被打断思路,从而影响了整体的工作进度,遇到临时任务两步走,向“被打断”say no~


“任务是什么?”接到临时任务,第一时间确认任务内容,预估需要的


完成时间


“什么时候前需要完成?”和对方明确截止时间,在不耽误手上工作的


情况下,立刻排进日程表里,避免事后遗忘。


克服拖延症


“deadline是第一生产力”对于这句话小编个人也是感同身受,很多“重要不紧急”的事情,因为“不想做”、“畏难”等等原因,活生生变成“重要紧急”,最后不得不加班熬夜完成,对抗拖延症,人人有责。


把任务划分成关卡


遇到“不愿意做的事情”,划分关卡可以有效减免我们的负面情绪,抵抗拖延症。例如研发一门课件,想到要做一个几十页的PPT,感觉“头大”,但换一种思路,把其拆解为“确定需求”、“收集素材”、“撰写大纲”…心理压力会小很多,推进起来也会更顺利。


给自己奖励


对应上一条的“关卡”,每个关卡完成后,可以给自己一些激励,加强自驱力,例如一杯奶茶,一次SPA等。


一旦“开始”,就可以持续去做


如同销售最难的是“开口”一样,拖延症最怕的是“动手”。克服掉内心的拖延因子,从第一个关卡开始动手做,和拖延说拜拜~


三、回顾时间


一天工作结束后,对应开头提到的“时间表”,运用我们熟知的“PDCA”循环进行“CHECK”:


计划和实际的事项是否一致?


  • 每一项工作的完成时间是否一致?
  • 时间过长,是否有的环节出现了时间浪费,是否有可以优化的地方?
  • 全天的时间安排是否最优?


如此复盘,看看“时间都去哪儿了?”


以上就是一些提高工作效率的小技巧啦,试试给自己的一天做做规划,开启更完美的自己吧~~!

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