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“3W1H思维”助你有效进行需求分析

以下有两个培训师的备课故事,也许读者看了会有些熟悉感。


小张想成为一名培训师,他选择了市场上最热门的时间管理。他非常努力地看了十几本经典著作,参考了七八家机构的课程大纲,总结出来五六个关键模块,然后熬了几个星期,做了一套百十来页的PPT。但是越做心里越虚,不知道我这些内容到底能不能用,更不确定是否会有企业会为此而买单。


老张是一名成熟的培训师,从业多年让他对于培训驾轻就熟。培训机构对他也是很放心,只要老张出马客户满意度不会差的。听培训机构描述了下需求,老张在几个点上做了更新,找些行业相关的案例,不能确保一定解决问题,但总有几个点能让你有收获。


您认为,无论是小张还是老张,在开发这门课程之前,是否都能够清晰地回答以下问题:


这个课程要解决哪些问题?这些问题真实存在吗?是通过培训可以解决的吗?


为了解决这些问题,课程中是否提供了方法、工具?


这些方法工具的有效性是否经过验证?是否适合对象的特征和场景?


培训希望达到的目标是什么?怎样检查确认学员的学习效果?


如果以上的问题还不能够清晰地回答,可能说明了一个课程的必要性和效果是值得商榷的。


本文打算主要从培训师的角度,在课程开发前,思考如何清晰地界定培训需求,设定可以衡量的学习目标,进而开发相适配的课程内容,让培训更具针对性。但这个思考逻辑同样适用于企业的内训师、培训经理。


事实上,培训师要开发一个课题前,对课程对象人群特征、常见问题是有一定的了解和判断能力的,但培训师通常缺乏一条清晰的逻辑线,来论证课程的内容、整理课程思路。


我建议采用3W1H的思维


来做需求分析和课程开发


WHO培训对象是谁?


WHAT他们要做什么事情?出现了什么问题?你希望提升到什么状态?


WHY是什么原因导致的行为差距?


HOW学习了哪些知识和技能可以改善行为差距?怎么检验?


下面以一个时间管理的课程来举例说明。


WHO培训对象是谁?


对象人群很重要,因为假如说不能清晰地界定用户人群,很可能导致内容上的失焦。


比如说时间管理的课程,在面对企业里总是抱怨时间不够用的基层员工,和有大把时间却在荒废的待业青年,大家所面临的时间管理问题是有明显差异的。


第二个问题WHAT,这是一件什么事?出现了什么问题?


这是让培训师先来判断和收集,用户在既定场景下,经常出现哪些类型的问题。


比如说,基层员工在时间管理上,常见会有哪些问题?


管理者可能会说这些员工每天忙盲茫,工作效率不高,总是在给自己犯的错误救火,虽然经常加班,但是都不知道自己在干嘛。


那您希望提升到什么状态呢?


管理者可能会说,我希望他们每天工作能够给自己排定计划,分清主次和重要性。上班的时候专注一些,效率提高,少犯错。


第三个问题,是什么原因导致了行为差距呢?


这就要靠培训师的专业判断了。目前我们看到的问题是,员工做事的时候没有明显的计划性。那么原因可能是什么呢?


常见的问题可以分成三类:


不知道/不会做。属于缺乏知识和技能的问题。


不愿意。属于态度动机类的问题。


不能用。属于环境类的问题。


以时间管理问题中的“没计划性”问题为例,


员工做事没有计划,可能是三个方面的原因:


不知道/不会做。员工不知道工作当中要做计划,或者知道但是不会设定计划;


不愿意。员工知道要做计划,也知道如何做计划,但是不想做计划,内心抵触计划;


不能用。员工会做也愿意做计划,但是做了计划以后变化太快,导致计划做了也不能用。


作为培训师,您认为哪类问题是可以通过培训来解决的呢?


显而易见,缺乏必要的知识和技能是培训可以解决的。而态度类的问题可能是探索员工内心的真实想法,可能通过教练方式来解决。环境类的问题,则需要考虑对环境做分析和诊断,从员工身上着手不一定是能够解决问题的。


只有当我们能够锁定问题的原因症结是出现在不知道或者不会做计划时,培训才是一个必要的解决方案。此时,培训内容就基本上浮出水面了。我们可以用这样的句式来描述:


对象因为缺乏XXX方法(没有应用XXX的方法),导致XXX结果。


例如说,上述没有计划性的表现,可以这样描述:


对象因为缺乏设定计划的有效方法,导致工作安排没有计划性,重要工作常常没有完成。


第四个问题,学习了哪些知识和技能,可以改变行为差距?怎么检验?


打个比方说,你是医生,诊断出来病因,这个病因可以通过吃药解决。那么此时培训师就要思考的是,我准备的“药”,是否可以治这个“病”?


在这个问题上,无论是培训师,还是培训管理者,都需要足够地严谨、负责。只有确认了药方和病症的对应关系,才能够对症下药。在这个问题上的任何糊弄、不清晰,都可能会导致培训内容失焦。


比如说,缺乏计划性的问题,可能培训师为此准备的学习内容是包括:


逆向月程法,指导项目型工作的计划安排。


每日三件事,指导每天工作的重要性安排。


此时,培训的目标就可以描述为:


对象可以运用XXX方法/工具做XXX事情,达到XXX结果。


例如说:


学员可以运用逆向月程法设定项目工作计划的时间节点,把控项目时间进度。


学员可以运用每日三件事法整理每天工作重点,优先完成重要工作。


是否这样就结束了呢?不够。


培训师需要再反问自己两个问题:


这些方法是否适合于你的对象特征、典型场景?


是否学习了这些内容,就可以解决上述行为差距?


因为对象群体的不同,一个方法可能不一定能够适用所有场景,所以对自己的方法/工具提供需要研究下特定场景。比如说如果这些员工并不是需要做项目的,那么逆向月程法是否仍然适用?需要做一些什么改变?


在准备课程内容时,很多人通常会抱着多一些总比少一些更好的想法,往课程里塞了太多的内容。但是究竟这些内容与目标的关联是怎么样的,很少人能够去研究清楚。


因此,在你准备课程准备了许多的干货内容之后,还可以问自己:


如果没有这些内容,是否会影响教学目标的实现?


这是让自己审视,课程内容与目标的关联,如果关联度不大的,尽可能去掉,以免挤占宝贵的课堂时间。在明确了课程内容之后,就要去研究,如何设计教学过程,以及设计课后的转化跟进机制,保障培训效果的。


最后,总结一下。


如果说培训的目标是为了提升绩效,那么没有看清绩效问题背后的行为差距是什么原因导致的,就等于没有看清培训的需求,组织了再热闹的培训也是无济于事的。


因此在准备一个课程时,分析培训对象的行为差距是一个极为重要的工作。培训只能解决那些因为知识和技能的匮乏而导致的绩效问题。当清晰了这一点之后,培训的目标才会更加明确。此时无论是培训师还是培训管理者,面对开篇那些问题的拷问时,心中都才会更有底气。


这里给出一个表单,供大家在整理培训思路时,参考使用。



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